Schluss mit dem Excel-Chaos nach dem Prüfungstag: Abrechnung in der Kampfsportschule automatisieren

Prüfungsmanagement digitalisieren: Wie du die Abrechnung automatisierst und Stunden an Zeit sparst

Prüfungstag: Stolz. Emotionen. Fotos.

Danach: Rechnungsorga 😅

Nochmal einen Schritt zurück

Wer hat überhaupt Prüfung? Wer war wie oft im Training? Wie lange ist die letzte Prüfung der Mitglieder her? Alle diese Fragen gilt es zunächst zu beantworten, bevor die Prüfung überhaupt erst stattfinden kann. Bei uns sehen wir für jedes Mitglied eine Statistik und die Prüfungsdaten.

Warum die manuelle Abrechnung deinen Erfolg bremst

Nach dem Prüfungstag ist erstmal Orga-Tag. Du nimmst dir die Liste deiner Prüflinge. Du suchst dir die Schüler oder deren Eltern mit allen Infos raus, um damit eine Rechnung zu schreiben. Rechnungsnummer hochzählen nicht vergessen. Du schreibst eine E-Mail an den jeweiligen Zahler (z.B. die Eltern). Kopierst die Namen und das Dokument in die E-Mail, checkst nochmal gegen (man möchte ja keine Dokumente an den falschen verschicken) und klickt auf abschicken. Selbst bei nur 10 Prüflingen geht schnell eine Stunde für die reine Verwaltung drauf – Zeit, die du lieber auf der Matte verbringen würdest. Stimmung: 🙄

Die Lösung: Sammelrechnungen statt Einzel-E-Mails

Erstelle und verschicke in wenigen Klicks eine Rechnung:

1. "Rechnung erstellen" klicken
2. Rechnungsposition auswählen z.B. "Prüfungsgebühr" | "30€". Kleiner Tipp: Du kannst dir die Rechnungspositionen auch abspeichern, damit du sie beim nächsten Mal nur noch auswählen musst, um noch schneller zu sein.
3. Füge alle Prüflinge aus deiner Mitgliedsliste hinzu.
4. Abschicken → Fertig

Alle deine Prüflinge oder bei Kindern deren Erziehungsberechtigte bekommen gleichzeitig eine individualisierte Einzelrechnungen per E-Mail.

3 Tipps für einen stressfreien Prüfungstag

• Mitglieder benachrichtigen: Trage die Veranstaltung "Prüfungen" als Events ein. Alle Mitglieder sehen das Event direkt mit Datum, Uhrzeit und Infos in der App. Hast du deine Events auf deiner Webseite eingebunden, tauchen diese dort direkt auf.
• Digitale Anwesenheitsliste: Mitglieder können sich für die Veranstaltung anmelden. Du siehst direkt, ob alle Prüflinge angemeldet sind. Wird hinterher noch gefeiert, siehst du auch gleich die Anzahl deiner Mitglieder, die daran teilhaben. Kein Papierzettel, der in der Schule aushängt und die anschließenden Messenger-Nachrichten, wer doch alles nicht kommen kann oder sich auf den letzten Drücker eintragen will. Die App erlaubt digitale Echtzeit-Daten.
• Zentraler Rechnungsversand: Theoretisch könntest du die Rechnungen noch direkt von der Matte aus in 2 Minuten erledigen. Hinterher hast du alle Rechnungen zentral an einer Stelle, um sie z.B. für die Steuererklärung wieder herunterladen zu können. Keine Fehler bei den Rechnungsnummern oder falsche Absender.

Ausblick: Der Turbo für deine Finanzen

Die automatische SEPA-Lastschrift kommt. Dann musst du dich um nichts mehr kümmern, was mit deinem Bankkonto zu tun hat. Rechnung erstellen, abschicken und die Beträge werden automatisch eingezogen und landen auf deinem Bankkonto. Das gleiche passiert mit den Mitgliedsbeiträgen. Du wählst einmalig, wann die Beiträge eingezogen werden sollen (am Anfang, Mitte oder Ende des Monats) und ab dann werden alle deine Mitgliederbeiträge pünktlich und vollautomatisch eingezogen. Du musst dich also um nichts mehr kümmern.